7 Pasos para armar tu Presupuesto!

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Santa Cruz, 26 de Agosto de 2018

Pasos_para_realizar_presupuestosEl presupuesto es parte de la Planificación Financiera o del ciclo administrativo: (especialmente los 3 primeros)

-Planificar              -Controlar

-Dirigir                    -Organizar

El Presupuesto es un plan, cálculo, análisis, herramienta, que planifica y anticipa un resultado o simplemente es la expresión financiera del plan operativo de una empresa por un periodo de tiempo determinado, generalmente un año. Por lo general, existen un plan estratégico de largo plazo, por lo que cada inicio de año, los gerentes preparan un plan anual en el cual detallan los Objetivos, Metas, Iniciativas, Programas, o logros que se quieren obtener durante el periodo respecto a ingresos, gastos y utilidad neta.

Es una de las herramientas económica-financiera más valiosas con las que tu empresa puede contar ya que te brinda un plan de acción tanto a corto como a largo plazo. Cuando es utilizado de manera eficiente puede ayudarte a cumplir los objetivos empresariales, identificar señales de advertencia a tiempo y así transformar a tu empresa en una más productiva y rentable para contar con una ventaja competitiva en un mercado desafiante.

Beneficios del Presupuesto

De manera ideal la dirección espera que la función presupuestaria proporcione:

  1. Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
  2. La capacidad para pretender el desempeño.
  3. El soporte para la asignación de recursos.
  4. La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
  5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
  6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
  7. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.
  8. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

Tipos de Presupuestos

Antes de comenzar los pasos es importante que conozcas cuales son los tipos de Presupuestos que existen, pero debemos advertir que existen muchos modelos de presupuestos más, de acuerdo a la necesidad, ya que también pueden ser híbridos. Entre los más conocidos tenemos:

 

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Aquí explicaremos algunos que consideramos más relevantes:

1.- Cash Flow (CF) o Flujo de Caja (FC).- Es un presupuesto muy utilizado por las Pymes por su sencillez, para la realización del análisis y control de sus finanzas o tesorería, pero también se usa en los procesos de valuación financieras más complejos. Su formato simple, permite identificar rápidamente dos procesos contables desglosados: Entrada o Ingreso y Salida o Egreso, obteniendo un saldo, beneficios económico o Flujo de Caja al final. Se aconseja usarlo con términos de tiempo menores a 1 año.

Ej. FC Anual

+Ingresos

Ventas                               1.000.000,00 Bs. (100%)

-Egresos

Gastos Generales             560.000,00 Bs.   (56%)

Impuestos IUE                 100.000,00 Bs.    (10%)

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= Cash Flow (Total)                  340.000,00 Bs.     (34%)

 

2.-Presupuesto Operativo de Entradas: Ingresos y/o Ventas

El presupuesto de ventas e ingresos incluye en el documento la descripción de cada una de las cantidades que ingresan y el destino de las que salen. También realiza un balance final sobre los ingresos generales del negocio y del dinero que queda en caja en calidad de beneficios.

3.- Presupuesto Operativo de Salidas: Producción, Compras, Administrativo, Financiero, Mantenimiento y Contingencias.

En todo ciclo operacional existe un desgaste o consumo de recursos para obtener un resultado. Es preciso detallar con precisión para poder obtener con fidelidad y claridad cual es el beneficio exacto. Existen muchos tipos de utilización de recursos material e inmaterial el cual se deben previsionar y ceder para continuar con las operaciones.

Ej. Presupuesto Administrativo Mes de un negocio pequeño de Servicios

+Sueldos                                    20.000,00 Bs.

+Alquiler                                      3.500,00 Bs.

+Insumos                                         200,00 Bs.

+Servicios básicos                         700,00 Bs.

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=Presupuesto Adm. Total:         24.400,00 Bs.

4.- Presupuesto Maestro o Principal

El presupuesto maestro, como su nombre lo indica, es aquel que contiene a todos los otros modelos de presupuestos. Por ejemplo, se utiliza en las grandes organizaciones para obtener datos globales y valores netos totales. La información de cada presupuesto es analizada y se adjunta en un único documento. Su utilidad suele estar reservada para los cierres fiscales anuales o de períodos contables largos.

 

7 pasos básicos para elaborar un presupuesto 

A continuación te proponemos 7 pasos básicos para elaborar un presupuesto para tu empresa.

1. Contar con un plan estratégico y metas organizacionales definidas

Antes de iniciar con la elaboración de un presupuesto es importante que te detengas a realizar algunas acciones que pueden hacer toda la diferencia para lograr implementar esta práctica de manera exitosa:

a) Establece las metas financieras de tu empresa: Fijas metas específicas, medibles y realistas aportará a tu presupuesto un objetivo real e importante y servirá como motivación para llevarlo a cabo. Por ejemplo, una meta podría ser aumentar la utilidad neta en un 5% al cierre del año fiscal.

b) Analiza las tendencias en tus ingresos y gastos de años anteriores: Para tener proyecciones más acertadas es fundamental que éstas estén basadas en información real con la que cuentes en tu empresa, es útil que observes cuánto ha sido el gasto promedio en cada categoría y de igual manera lo hagas con las ventas.

c) Determina montos límites para cada categoría de gastos: Estima el porcentaje de tus ingresos que idealmente quieres gastar en cada categoría antes de elaborar el presupuesto, este ejercicio te servirá mucho para priorizar y tener una visión más completa del destino de tus ingresos y lo que puede aportar para la consecución de tus objetivos empresariales.

Si es posible debes implementar previamente alguna herramienta de gestión, como el Balanced Score Card o Cuadro de Mando Integral que te permitirá asentar las estrategias generales a objetivos estratégicos y de esta forma operativizar mediante metas, iniciativas, acciones, programas para conseguir dichos resultados.

 2. Pronosticar ventas o ingresos

El primer dato con el que debes contar es el monto de las ventas estimadas, para determinar este número es fundamental que tomes en cuenta algunos factores que influyen en el mismo como son:

a) Demanda estimada del producto o servicio.

b) Mercado meta.

c) Competencia directa e indirecta.

d) Precio promedio de mercado del producto y/o servicio.

e) Capacidad de producción.

Puedes estimar 3 escenarios principales: ventas bajas, ventas moderadas y ventas altas. La meta del pronóstico de ventas es realizar la estimación lo mejor posible tomando como base la información que se tiene actualmente, de esta manera estarás asegurando que tu proyección está lo más ajustada posible a la realidad, esto es de gran importancia ya que sobre este dato es que se toman decisiones en distintas áreas desde la producción, compra de materia prima hasta contrataciones de personal.

Existen diversos métodos para realizar un pronóstico de ventas, entre otros están los siguientes:

a) Datos históricos: Consiste en tomar en cuenta las ventas de años anteriores y analizar la tendencia, por ejemplo si en años pasados se ha tenido un incremento de un 10% en las ventas se pronosticaría que éstas sigan aumentando a ese mismo ritmo.

b) Tendencias del mercado: En este método lo que se toma en cuenta es algún indicador o estadística del sector o mercado como podría ser el Índice de Precios al consumidor.

c) Ventas potenciales del mercado: Para llevar a cabo un pronóstico en base a este criterio se deberá de considerar el total de las ventas que se estima que se puedan generar en el mercado en que compites, de esa manera en base a tu capacidad de producción y distribución se determinar qué porcentaje de ese total podrías alcanzar.

d) Juicios personales: Bajo esta modalidad, lo que se realiza es un sondeo con personas especializadas, también puede darse en base a tu propia experiencia en el negocio, preguntando a tus empleados directamente relacionados a las ventas, etc., de esta manera se puede lograr estimar la tendencia de ventas.

 

 3. Presupuestar gastos (costos fijos y variables)

Para toda empresa es importante contar con herramientas que le permitan tener el control y seguimiento sobre las inversiones realizadas y las salidas de dinero, es por eso que el presupuesto de gastos toma importancia. De esta manera podrás detallar cada uno de los gastos y disponer de tus recursos de la manera más eficiente, para estimarlo es esencial que consideres los siguientes puntos:

a) Gastos generales de la compañía, divididos por fijos (agua, luz, nómina etc) y variables (costos de venta, gastos administrativos). De preferencia es conveniente identificarlos por departamento para tener una visión completa de qué se gasta en cada una de las áreas.

b) Proyectos planeados en los que se tiene contemplado realizar inversiones, no importando que sean de tamaño pequeño o grandes e importantes planes.

c) Imprevistos: Es crucial para una compañía contar con un monto determinado para algún gasto no considerado que pueda surgir durante la operación, esto puede ser la diferencia entre la solvencia de un negocio o un gran problema de liquidez.

Este presupuesto por lo general se debe realizar de manera anual, aunque es posible que sea semestral o trimestral dependiendo de las necesidades de la empresa, la industria en que se desenvuelva, etc., sin embargo, es fundamental que esté detallado de manera mensual para poder monitorear y controlar los gastos de manera más eficiente, esto con el fin de priorizar y evaluar los efectos que generan a la empresa.

 

 4. Pronosticar el flujo de efectivo

El flujo de efectivo proyectado es una herramienta básica para la gestión financiera, con ella se planifica el uso más eficiente del efectivo con que cuenta tu empresa buscando mantener saldos cercanos a las necesidades de dinero que requiere la empresa para su correcta operación. Esta planeación ayuda a evitar que se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones de la organización hacia sus proveedores, acreedores y personal o que por el contrario, exista efectivo ocioso que no esté generando ganancia alguna.

Cuando es positivo indica que la empresa tiene financiamiento suficiente para la operación, en caso contrario requeriría contar con financiamiento adicional que podría venir de los accionistas o de algún crédito bancario.

A este reporte también se le conoce como presupuesto de efectivo y se puede realizar mediante dos métodos:

a) Método indirecto: Bajo este criterio, se divide el flujo en 3 categorías que son, flujo operativo, flujo de inversión y flujo de financiamiento. Para poder realizarlo con este método es necesario contar con el balance general y estado de resultados de los últimos dos años.

b) Método directo: En este caso se identifica el efectivo recibido y los pagos en efectivo realizados a través de la operación de la empresa. El efectivo recibido menos el efectivo que salió te da como resultado el efectivo neto procedente de la operación, éste equivale a la utilidad neta con contabilidad de caja.

 

 5. Estructurar el presupuesto de todas las áreas de la organización

Como parte del proceso de la implementación de presupuestos en la empresa, es esencial que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va a colaborar al cumplimiento del presupuesto organizacional.

Al implementar los presupuestos por cada área de operación se tienen ventajas como las siguientes:

a) Motivación y reto para los empleados al tener que cumplir con metas específicas y alcanzar los objetivos del presupuesto para aportar valor y colaborar en la obtención de la meta global de la empresa.

b) Brinda la responsabilidad a cada persona asignada en cuanto al manejo más eficiente de los recursos.

c) Ayuda a la toma de decisiones autónomas de cada encargado de área.

d) Evita que los objetivos operacionales sean manipulados por los encargados.

e) Consolida la estructura organizacional delimitando autoridad y responsabilidad.

f) Fomenta la planeación y anticipación a las situaciones que puedan presentarse.

g) Arroja importantes indicadores como: eficiencia en ventas, productividad, eficiencia por departamento, uso de los recursos, cumplimiento de metas, gastos innecesarios, etc.

 

 6. Programar revisiones periódicas de seguimiento

El primer paso para realizar un proceso de revisión del presupuesto es examinar el actual y comparar los montos estimados con el gasto y/o ingreso real que se tuvo. Si existen partidas que constantemente resultan fuera de presupuesto para perjuicio de la empresa deberán ser evaluadas de nuevo y revisadas de manera individual.

Cabe mencionar que las revisiones de presupuesto no son una actividad puntual o única en un periodo de tiempo, para que tu negocio esté bien gestionado deben de realizarse continuamente las revisiones en un ciclo de mejora continua buscando siempre la mayor rentabilidad sin disminuir la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.

 7. Tomar acciones respecto a las variaciones de resultados vs presupuesto

Conforme se realizan las revisiones del presupuesto se hace frente a la situación y desempeño real de la empresa de acuerdo a los recursos asignados en el mismo, cuando se detecta alguna desviación es importante que se lleven a cabo las acciones pertinentes para corregirlo e identificar las áreas de la empresa que no están siendo eficientes en el manejo de los recursos asignados, determinar prioridades y realizar los ajustes que sean necesarios para que se cumplan en tiempo y forma.

Es crítico que durante este proceso analices con detalle si las desviaciones presentadas se deben a un mal manejo por parte del personal encargado, a un evento extraordinario que se presentó durante el periodo o incluso si es válido que se evalúen de nuevo las políticas de gastos o las estimaciones de ventas para corroborar que se está presupuestando de la manera correcta en base a objetivos específicos, realistas, medibles y alcanzables en el periodo de tiempo determinado.

La planeación financiera a través de un presupuesto dará a la organización un funcionamiento más ordenado al aprovechar las oportunidades y recursos financieros, prever las necesidades de dinero con anterioridad y priorizar su aplicación buscando la mayor rentabilidad. Existen distintas plataformas o sistemas de Gestión de Presupuesto , como ser  ERP SAP Business One, Microsoft Dynamic, Oracle, y plantillas basicas de Excel,  que te ayudarán a realizar tus presupuestos de manera eficiente y así lograr una empresa rentable y productiva que funcione como una maquinaria perfectamente coordinada.

Si tienes algún comentario o pregunta, respecto a estos puntos anteriores u otros, puedes enviarme un correo a info@torreliolawfirm.com  escribirme a las redes sociales, con gusto podremos resolver todas las dudas que tengas.

 

Se precavido, edúcate y sobre todo busca consultores con experiencia en el sector ;). Ánimo y Suerte!

“Si un negocio va bien, eventualmente el capital le seguirá sus pasos.” Warren Buffett.

Bibliografía

https://blog.corponet.com.mx/elabora-un-presupuesto-financiero-para-tu-empresa-en-7-pasos

Créditos Foto: Flickr

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Sobre el Autor

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Mauricio Torrelio A.

MBA. Mauricio Torrelio Aguilera, Master en Administración de Empresas por la UAGRM Business School. LL.P. en Economía y Finanzas para Abogados por la EIAG. Especialidad Online Financial Analysis for Decision Making: Funding your Business en Babson College-USA. Posgrados en Administración de Inventario, Gestión de Precios, Dirección de Ventas, entre otros. Más de 8 años de experiencia en la administración legal y financiera de empresas del sector comercial y de construcción. Aspirante al PMP, PMI® Certified.
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