7 pasos para elegir un software ERP para gestionar mi Negocio!

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Santa Cruz, 27 de Agosto de 2018

Alguna vez te has preguntado, porque hay Pymes tan eficientes a la hora de realizar transacciones y crecen de manera exponencial cada año? Bueno, uno de los pocos motivos es por realizar una gestión eficiente de sus operaciones mediante un ERP.

Pero que es un ERP? Un ERP o Enterprise Resource Planning (En español es Sistema de Planificacion de Recursos Empresariales) es una herramienta informática de última generación que te permite procesar toda la información de tu negocio de manera fácil y eficiente. Mediante sus módulos o plataformas, permite organizar la actividades u operaciones mediante botones que permiten identificar la información a la brevedad o facilidad que tu gustes o personalices. Esta información es procesada en datos, planillas, recuadros, gráficas estadisticas, etc…de tal manera que te permite tomar decisiones mas acertadas en todo momento.

Características del ERP

Las dos características principales que diferencian a los ERP de otros programas de gestión empresarial es que son modulares y configurables:

  • Modulares: los ERP cuentan con diferentes programas o módulos que gestionan los diferentes departamentos de la empresa, tales como ventas, marketing, almacenes o recursos humanos. Todos estos módulos comparten información en torno a una base de datos común que vertebra el funcionamiento del ERP.
  • Configurables: los ERP deben poder modificarse para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, por ejemplo, a la hora de gestionar el inventario o los puntos de venta. Por eso es necesario que el ERP se pueda configurar para adaptarse a diferentes organizaciones y procesos, teniendo en cuenta además que las necesidades de una misma empresa varían a través del tiempo.

Hay distintos tipos de ERP como ser:

1. Según su diseño: ERP a medida o predefinido

El software a medida supone crear un sistema de ERP desde 0 para una empresa en particular. Es una solución más costosa y que exige encontrar a la compañía adecuada para llevarla a cabo, pero a cambio ofrece la máxima adaptabilidad.

Por el otro lado, las soluciones estándares o modulares son más baratas y rápidas de implantar. Se contratan en base a módulos o paquetes en función de las necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseñadas para un tipo de empresa muy concreto, por ejemplo bodegas. El software concreto a escoger estará en función del tamaño de cada empresa:

  • Empresas grandes: los más comunes son SAP y Microsoft Dynamics.
  • PYMES: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One, A3 ERP.
  • Para empresas pequeñas y medianas, existen muchas posibilidades para crear un ERP en la nube o a través de software libre como por ejemplo Open ERP.

2. Según su instalación: ERP en local o en la nube

La segunda tipología se refiere a la forma en la que va a estar instalado el software. Algunos programas de este tipo se realizan en local, es decir, que se instalan en el entramado informático de la propia empresa para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro de la sede del negocio.

En cambio, una solución en la nube supone la ventaja añadida de que se puede usar desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, porque está ubicado en un servidor concreto. Esto significa que su funcionamiento no se reduce solamente a la sede de la empresa, sino que permite una mayor versatilidad en este sentido.

A esto, ¿cuáles son los beneficios de optar por un sistema ERP? Bueno, les propongo los siguientes beneficios :

1. Mejora el proceso de toma de decisiones.

Tal y como adelantábamos al principio del artículo, los sistemas ERP permiten crear una base de datos compartida con más información y de mayor calidad que los responsables podrán visualizar en su pantalla en tiempo real agilizando y mejorando el proceso de toma de decisiones.

2.Planificación realista de los escenarios futuros.

Al disponer de información de mayor calidad es posible realizar estimaciones y previsiones realistas anticipándonos a los escenarios futuros.

3. Las mínimas duplicidades.

En las empresas que todavía no cuentan con una solución ERP es fácil comprobar que sus departamentos actúan con cierta independencia unos de otros, por lo que acaban generando registros e informes por duplicado. La integración que supone el ERP permitirá disminuir drásticamente estas duplicidades.

4. Los sistemas ERP son modulares.

Los ERP están formados por módulos. De esta manera podrás implantar los módulos que tu empresa necesite en cada momento. Si en el futuro tu empresa evoluciona y crece tu ERP lo hará con ella si incorporas nuevas funcionalidades.

5. Total adaptación a las necesidades de tu empresa.

Todas las empresas son diferentes. Por ello el proveedor de tu sistema ERP deberá realizar un análisis previo sobre las necesidades de tu organización para garantizar que la aplicación se adapta perfectamente a ella. La solución ERP debe adaptarse a tu negocio, no al revés.

6. Mayor control y trazabilidad.

Los sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la organización, desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto acabado a los clientes.

7. Integración con el resto de los miembros de la cadena de valor.

El nuevo concepto ERP II supera los límites de la empresa añadiendo a otros integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores.

Así el proveedor pasa a ser un socio estratégico del que podemos extraer una ventaja competitiva al participar activamente en el diseño y desarrollo de nuevos productos aportando su experiencia.

Respecto a los clientes, los ERP permiten contar con más información y de mayor calidad que permitirá ajustar las órdenes de producción y de compra a sus necesidades. Por otro lado dispondremos de una base de datos sobre nuestros clientes segmentada que nos permitirá realizar campañas de marketing orientadas a segmentos específicos.

8. Mejor comunicación interna.

El ERP suprime las barreras a la información entre los distintos departamentos integrándolos y mejorando la comunicación interna.

9. Automatización de tareas.

Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que anteriormente se realizaban a mano (generación de albaranes, facturas etcétera).

De ese modo nuestros operarios podrán dedicarse a tareas más productivas que realmente son las que nos aportan valor. Pero es más, al reducirse el componente humano, caerá el número de errores (aunque no se eliminará del todo dado que seguirán siendo necesarias ciertas acciones manuales como la introducción de datos).

10. Menos costes, más competitividad.

La mayor eficiencia conseguida, la disminución en el número de errores y la reducción de tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La reducción de costes nos va a permiti

  • Aumentar nuestro margen de beneficios al caer el coste unitario.

  • Reducir el precio de cada producto al disminuir su coste.

  • O ambas.

11. Aumento del rendimiento y del retorno de la inversión en el largo plazo.

Gracias a todas las ventajas anteriores se podrá conseguir un incremento de la rentabilidad y de los beneficios. En otras palabras, el aumento del rendimiento conseguido con la implantación del ERP compensa, en el largo plazo, la inversión inicial realizada.

En conclusión, si bien es cierto que implantar un ERP es un proceso complejo, no necesariamente debe ser doloroso si se gestiona adecuadamente y se dispone del equipo adecuado para líder el cambio. La recompensa la encontraremos en las enormes ventajas que reportará a la empresa que incorpore esta solución… ¿Estás preparado para sumarte al cambio?

Este análisis es despues de haber escuchado y leído muchos foros sobre ERP en el mundo y haber probado algunos sistemas demos, como SAP Business One, Oracle Financial Cloud, Microsoft Dynamic 365, (especialmente en el modulo financiero y operaciones) entre los más adecuados para operaciones de Grandes Empresas. Para PYMES, tenemos en Bolivia algunos sistemas o empresas muy interesantes, que se pueden encontrar a tu alcance: (No existe un orden de preferencia)

  1. DATEC
  2. AXON SRL
  3. Cognos
  4. TuGerente.com
  5. Gemgloo ERP
  6. Nextday
  7. VICC Management System
  8. TECORP
  9. OS BOLIVIA
  10. TOPTECH SRL

Para realizar una adecuada implementación de un sistema ERP recomendamos los siguiente pasos:

1. Crear un equipo de trabajo

El primer paso en la selección de un sistema ERP es establecer un comité de selección. Estos serán los encargados de tomar las decisiones en representación de los diferentes departamentos de la organización.

Para crear un equipo de trabajo íntegro, proactivo y eficiente es necesario:

Elegir a un líder de equipo: Si bien la elección de un software de Planificación de Recursos Empresariales debe ser una decisión conjunta y es indispensable contar con el apoyo de los ejecutivos de la organización, un líder con conocimientos sobre el negocio y la industria será capaz de tomar la iniciativa en todo el proceso y velar por la selección del sistema más idóneo.

Todos los miembros del equipo de trabajo deben comprometerse con todo el proceso de selección del ERP y con el tiempo que esto supone.

Tener alguien experto de asesor que fiscalize y se ponga del lado de la empresa, tanto para elegir el ERP (muchas reuniones), diagnosticar la empresa y la gente y por ultimo acompañar en la implementación. Siempre con la camiseta de la empresa que comprara el ERP. No se puede poner todo el funcionamiento de la empresa en manos de una herramienta tecnológica sin tener por lo menos un experto en esa area.

2. Evaluar las necesidades de la empresa

Un factor fundamental a la hora de seleccionar un sistema ERP es partir desde las necesidades de la empresa y no desde las características del software.

Los miembros del equipo deben definir cuáles son los problemas de la organización que necesitan ser solucionados. Para ello se puede redactar una lista con lo que la empresa quiere lograr, como por ejemplo:

– Proporcionar a los clientes fechas de envío más exactas

– Contar con un 98% de precisión en el inventario

También es necesario hacer una lista de logros de mayor alcance, que impliquen la formación de los empleados y la simplificación de los procesos, para aumentar la rentabilidad y el ambiente laboral.

Ojo que es importante tener gente y la empresa listas para un ERP, muchas empresas piensan que un ERP les salvara el desorden o misterios procedimentales y/o contables ya existentes, o no tienen los profesionales capaces para poder trabajar sobre un ERP serio. Primero hay que tener muy clara la situacion de la empresa y la gente, el proveedor del ERP les dira que claro que se puede, ellos quieren vender, tiene que haber un diagnostico inicial (un consultor experto), caso contrario la Implementacion del ERP fracasara (80% de los casos) y al final compraran algo que no podran usar.

3. Priorizar los logros

Al ordenar los elementos del listado de necesidades y logros el equipo de trabajo puede tomar decisiones más asertivas a la hora de seleccionar el software que mejor se adapte a la empresa.

Una vez ordenados, se deben evaluar todas las opciones de sistemas ERP para determinar cuál de estas es la que mejor se adapta a la organización.

4. ¿Cuál es el presupuesto?

A la hora de seleccionar un ERP, todas las empresas buscan minimizar los costos; sin embargo, es muy importante hacer una inversión que cueste un poco más pero que responda las necesidades de la organización.

Si decides contratar un equipo de consultores, estos te ayudarán a seleccionar la herramienta más conveniente según el presupuesto que la empresa maneje para la implementación y las expectativas a corto, mediano y plazo.

Hay que tener cuidado con los Costos Ocultos!! Que el plan de Soporte sea claro y completo. Asegurarse de que no hayan costos ocultos en el soporte, que todo este muy claro desde el inicio, cuando una empresa se engancha a un ERP queda dependiente de la empresa proveedora, si esta no es seria, etica y no definieron claramente el tema de soporte, sera un calvario por varios años.

5. Seleccionar y contactar con los proveedores

Los consultores ayudarán al equipo de trabajo a encontrar un proveedor que ofrezca el sistema correcto para la organización. Lo más importante es tener siempre presente la lista de objetivos, el número aproximado de usuarios y el presupuesto.

Es conveniente contactar directamente a los proveedores para aclarar todas las dudas que puedan surgir durante la búsqueda del ERP. Asegurate de que la empresa de consultoria con la que estás evaluando el software te brinde toda la información y se dé el tiempo de conocer tanto tu empresa como tus procesos para poder ofrecerte la mejor alternativa de acuerdo a tus necesidades.

6. Pide referencias

Una vez creas que has seleccionado a tu proveedor, pídele referencias por parte de otros clientes; esto te permitirá comprobar las características, la relación calidad/precio y si el software es capaz de cumplir con las expectativas de tu proyecto.

Los comentarios, bien sea positivos o negativos, te ayudarán a decidirte o a profundizar aun más en la investigación. Aspectos como la atención al cliente, la capacitación, el grado de compromiso o los costos, son fundamentales y pueden ser de gran ayuda para finalizar el proceso de selección.

Es importante ver que el Sistema sea probado en compañias de similar cultura organizacional., con años de experiencia. En este punto la mejores referencias se dan entre Gerentes de compañias amigas.

7. Preparar a la plantilla para el cambio

Implementar un sistema ERP puede suponer un cambio drástico para muchas empresas, especialmente si sus trabajadores no han utilizado uno anteriormente. La transparencia durante todo el proceso es importante, así como también mantener a los empleados informados y darles la oportunidad de participar.

Es muy probable que la primera reacción del personal sea una resistencia al cambio y miedo por la incertidumbre que supone esta nueva herramienta así como las prácticas que trae consigo, por esto es importante que exista comunicación y mucha información de parte de los líderes al equipo.

El sistema ya ha sido seleccionado, ¿y ahora qué?

Asegúrate de que la empresa con la que vas a trabajar en este proyecto, lo haga con base en las mejores prácticas y cuente con una metodología de implementación de un ERP probada.

Uno de los mayores errores que comenten las pequeñas y medianas empresas a la hora de seleccionar e implementar un ERP es no buscar una mejora continua una vez que el sistema ha sido puesto en marcha.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales requieren atención más allá de la instalación inicial, es decir, actualizaciones y mantenimiento en general, para aprovechar al máximo el potencial de la herramienta. Para esto es importante que cuentes con un partner que te ofrezca innovación constante y soporte post-implementación.

Si cumples con estos pasos minimizarás los riesgos de fallas en la mínima expresión, un factor fundamental para que se cumplan las expectativas de la organización.

Si tienes algún comentario o pregunta, respecto a estos puntos anteriores u otros, puedes enviarme un correo a info@torreliolawfirm.com o escribirme a las redes sociales, con gusto podremos resolver todas las dudas que tengas.

Se precavido, edúcate y sobre todo busca consultores con experiencia en el sector ;). Ánimo y Suerte!

“La innovación es lo que distingue a los líderes de los seguidores.” Steve Jobs.

Bibliografía

https://blog.corponet.com.mx/seleccionar-un-sistema-erp-para-tu-empresa-en-7-pasos

https://www.bilib.es/actualidad/blog/noticia/articulo/las-11-ventajas-de-implantar-un-erp-en-tu-empresa

Créditos Foto: Flickr

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Sobre el Autor

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Mauricio Torrelio A.

MBA. Mauricio Torrelio Aguilera, Master en Administración de Empresas por la UAGRM Business School. LL.P. en Economía y Finanzas para Abogados por la EIAG. Especialidad Online Financial Analysis for Decision Making: Funding your Business en Babson College-USA. Posgrados en Administración de Inventario, Gestión de Precios, Dirección de Ventas, entre otros. Más de 8 años de experiencia en la administración legal y financiera de empresas del sector comercial y de construcción. Aspirante al PMP, PMI® Certified.
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